Se connecter

Pas d'adresse e-mail ni de mot de passe classique : vous cliquez sur la tuile « Autres services », choisissez la tuile de votre service, saisissez le code du service, cliquez sur votre nom, puis saisissez votre code personnel.

L'écran de connexion : la tuile « Autres services » est à droite.
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Choisissez votre service

Cliquez sur la tuile « Autres services » (à droite), puis sur la tuile de votre service (ex : Production).

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Code du service, puis code personnel

Le code du service est le code commun de l'équipe : il fait apparaître la liste des personnes du service. Cliquez ensuite sur votre nom et saisissez votre code personnel — à votre toute première connexion, vous en choisissez un (4 caractères minimum) et vous le confirmez.

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Cliquez sur « SE CONNECTER »

Vous arrivez directement sur votre page d'accueil, avec les tuiles du portail.

Deux codes protègent votre accès : le code du service, puis votre code personnel. La GMAO retient que c'est vous qui vous êtes connecté(e) : pour vos propres demandes comme pour la messagerie, plus besoin de retaper un code.

En cas d'erreur, vérifiez le nom sélectionné, le code (sans espace) et le Verr. Maj.

Votre page d'accueil

Une fois connecté(e), vous arrivez sur une page de 4 tuiles (5 si l'administrateur vous a donné accès au planning) : c'est le point de départ vers toutes les fonctions du portail.

Nouvelle demande de travaux

Signaler une panne ou demander une intervention à l'équipe maintenance.

Suivi de mes demandes

Voir l'état de vos tickets, les retours (ou refus) de la maintenance.

Idées pour améliorer la GMAO

Proposer une suggestion, un bug ou une fonctionnalité manquante.

Aide & questions fréquentes

Ce guide que vous êtes en train de lire.

La tuile « Mon planning » n'apparaît que si l'administrateur de la GMAO vous en a donné l'accès, à vous personnellement : voir la section « Planning » plus bas.

Un badge rouge peut apparaître sur deux tuiles : sur Suivi de mes demandes, il indique un nombre de nouveaux messages ou retours de la maintenance ; sur Idées pour améliorer la GMAO, il indique une ou plusieurs réponses de l'administrateur non encore lues sur vos idées envoyées.

Le numéro de version en haut à droite (à côté de FR/EN/NL) ouvre le Journal des évolutions : la liste des nouveautés et des corrections apportées à la GMAO.

Déposer une demande

Le formulaire se présente comme un petit assistant guidé, en 4 étapes affichées dans la colonne de gauche. Chaque étape propose une bulle d'aide illustrée, et des icônes à côté des champs les plus importants ouvrent une explication détaillée.

Étape 1 — Identité : poste, nom, et code personnel.
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Identité

Vérifiez votre fonction / poste et votre nom (déjà pré-remplis puisque vous êtes connecté(e)). Le code personnel n'est demandé que si vous déposez la demande au nom d'un collègue.

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Lieu

Ce n'est pas une simple liste déroulante : c'est un vrai sélecteur visuel. Une barre « Recherche rapide » (« Nom de machine, zone, secteur, usine... ») permet de taper directement le nom d'une machine ; sinon, vous naviguez par tuiles cliquables (Usine → Secteur → Ligne → Zone → Machine) avec un fil d'Ariane pour revenir en arrière. Une fois la machine choisie, une carte de confirmation s'affiche avec un bouton « Changer de machine » si besoin. Si elle n'existe pas dans la liste, choisissez « Autre / Non listé » (uniquement proposé au niveau Machine) et décrivez-la à l'étape suivante.

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Problème

Décrivez la panne (quoi, depuis quand, gravité) et indiquez si c'est urgent — réservé aux arrêts de ligne ou dangers réels. La description doit faire au moins 10 caractères : un compteur sous le champ vous guide en direct (« encore un peu de détail... » puis « ✓ c'est clair ! » une fois le seuil atteint).

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Envoi

Un récapitulatif complet s'affiche avant l'envoi définitif à la maintenance. Vous pouvez encore tout modifier via « Modifier ». Une fois envoyée, une fenêtre « Ticket envoyé ! » confirme la transmission, avec deux boutons : « Nouvelle demande » ou « Voir le suivi ».

Étape 2 — Lieu
Étape 3 — Problème

Vous pouvez dicter au lieu de taper : un bouton micro apparaît en haut à droite du champ de description. Cliquez dessus, parlez, le texte s'écrit tout seul ; cliquez à nouveau pour arrêter la dictée.

Une fois envoyée, votre demande part immédiatement vers la maintenance avec le statut En attente. Retrouvez-la à tout moment depuis la tuile « Suivi de mes demandes » sur l'accueil.

Suivre mes demandes

Pas besoin de rappeler la maintenance pour savoir où en est votre demande : tout est visible sur la page « Suivi de mes demandes », accessible depuis l'accueil.

Vignettes de statistiques, filtres et liste des tickets — cliquez sur une ligne pour voir le détail.

Les 5 statuts

  • En attente — votre demande n'a pas encore été validée par la maintenance.
  • À faire — validée, un numéro de BI lui a été attribué, elle attend d'être prise en charge.
  • En cours — un technicien est dessus.
  • Terminée — l'intervention est close, un compte-rendu a été rédigé.
  • Refusée — la maintenance n'a pas donné suite ; le motif du refus est indiqué dans le détail du ticket.

Ces 5 noms sont ceux utilisés par défaut, mais un administrateur peut les renommer depuis Paramètres. Si vous voyez des libellés légèrement différents, c'est normal — l'ordre et le sens restent les mêmes.

Vignettes, recherche et filtres

En haut de la page, 5 vignettes cliquables reprennent les 5 statuts avec un compteur — cliquer dessus filtre instantanément la liste. En dessous, une barre de filtres combine :

  • une recherche libre (« Rechercher (description, machine, N° BI)... ») qui cherche dans la description, la machine, le numéro de BI et la localisation ;
  • un filtre par demandeur et un filtre par statut ;
  • un filtre spécifique « Messages non lus », pour retrouver d'un clic tous les tickets qui attendent votre lecture ;
  • un bouton « Réinitialiser » qui efface tous les filtres actifs.

La liste est paginée par blocs de 8 tickets, avec des boutons « Précédent » / « Suivant ».

Ce qu'affiche une carte ou le détail d'un ticket

Au-delà du statut, plusieurs indicateurs peuvent apparaître sur un ticket :

Urgent

La priorité choisie à la création de la demande.

Sous-traité

L'intervention est confiée à une entreprise extérieure ; son nom est indiqué.

Bris de matériel

La demande concerne une casse accidentelle.

Vérif. visserie

Un contrôle de serrage a été demandé ou réalisé.

Le détail d'un ticket affiche aussi une frise de parcours en 4 étapes — Envoyée → Validée → Prise en charge → Terminée — une vue simplifiée et complémentaire aux 5 statuts détaillés ci-dessus : chaque étape déjà acquise s'affiche en vert, et seule la prochaine étape attendue reste en bleu. Le champ « Technicien intervenant » se base sur les pointages réels de temps (pas seulement sur le technicien assigné à la création) : il affiche « Aucun pointage enregistré » tant que personne n'a encore pointé de temps dessus.

Dès qu'au moins une heure a été pointée sur le ticket, deux informations supplémentaires apparaissent : les heures d'intervention (le cumul des temps pointés par la maintenance) et la date de réalisation (le jour du dernier pointage). Si la maintenance a joint des photos au ticket, elles s'affichent aussi dans une galerie « Photos jointes » — cliquez sur une photo pour l'agrandir.

Tant que l'intervention est en cours, un Carnet de bord peut afficher des notes intermédiaires laissées par le technicien (ex. « pièce commandée, en attente de livraison ») — distinct du rapport final de clôture, qui n'apparaît qu'une fois le ticket Terminé.

La messagerie

Un bouton Messagerie permet d'échanger directement avec le technicien sur votre demande. Connecté(e) sous votre nom, la fenêtre s'ouvre directement, sans redemander de code. Vos messages sont à droite en bleu ; ceux de chaque autre participant sont à gauche, chacun avec sa propre couleur et son nom. C'est aussi via ce canal que vous êtes averti d'un refus.

Un badge rouge sur un ticket ou sur la tuile d'accueil signale un message non lu : un retour de la maintenance, ou la notification d'un refus avec son motif.

Proposer une idée

Une fonctionnalité qui manque, un bug qui vous embête, une amélioration pratique ? La tuile « Idées pour améliorer la GMAO » est faite pour ça.

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Remplissez le formulaire

Votre nom, une catégorie (fonctionnalité, ergonomie, bug, autre), un titre court et une description.

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Suivez son statut

Sous le formulaire, retrouvez toutes les idées déjà envoyées par votre service, avec leur statut : Nouvelle, À l'étude, Acceptée, Réalisée, ou Rejetée.

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Discutez avec l'administrateur

Chaque idée dépliée ouvre un vrai fil de discussion : l'administrateur peut vous répondre, et vous pouvez répondre à votre tour depuis un champ « Écrire une réponse à l'administrateur... ». Tant qu'aucune réponse n'a été donnée, vous verrez « Pas encore de réponse de l'administrateur. »

Une réponse de l'administrateur non encore lue fait apparaître un badge « NOUVEAU » sur l'idée concernée, et alimente le badge rouge de la tuile « Idées pour améliorer la GMAO » sur votre accueil.

Vous pouvez dicter au lieu de taper : un bouton micro apparaît en haut à droite de la description et du champ de réponse. Cliquez dessus, parlez, le texte s'écrit tout seul ; cliquez à nouveau pour arrêter la dictée.

Congés, RTT & Annualisation

Vos congés payés, RTT, jours fériés et arrêts maladie sont décomptés sur une année complète, pas semaine par semaine — un principe qui s'applique à tous les salariés, pas seulement à l'équipe maintenance. Voici l'essentiel à connaître.

Le repère légal : 1607h par an

La durée légale de travail sur une année est de 1607h (35h/semaine en moyenne, journée de solidarité comprise). Ce chiffre est calculé en retirant déjà, sur les 365 jours de l'année, les week-ends, les 25 jours de congés payés légaux et les jours fériés — ces jours ne sont donc jamais recomptés une seconde fois dans le total d'heures travaillées.

Type de jourHeures dues ce jour-làDébite votre avance ?Pourquoi
Congé payé (CP)0hNonDéjà retiré du calcul des 1607h : ce n'est pas dû, donc jamais décompté une seconde fois.
Demi-congé payé3,5hNon (demi-journée)Même principe que le CP, appliqué à une demi-journée.
RTT7hOuiContrairement au CP, un RTT « dépense » un crédit d'heures déjà accumulé (vous avez fait plus de 35h en moyenne certaines semaines) : le jour reste dû normalement, ce qui débite bien 7h de votre avance — c'est le principe même du RTT.
Repos0hNonContrepartie légale du repos hebdomadaire d'une rotation variable — ce jour n'a jamais été « gagné » par un surplus d'heures, donc rien n'est dû, et contrairement au RTT il ne consomme aucun crédit.
Jour férié (non travaillé)0hNonComme le CP, déjà retiré du calcul des 1607h.
Jour férié (travaillé)7hNon (jour normal)Compte comme un jour de travail classique, comparé à 7h — pas un « bonus » intégral des heures faites. La majoration de salaire pour un jour férié travaillé est un sujet de paie, distinct de ce compteur.
Arrêt maladie7hNon (neutre)Principe de « neutralisation » : les 7h dues sont automatiquement créditées comme si la journée habituelle avait été faite, pour ne pas pénaliser un salarié qui ne peut pas rattraper une absence subie.

Piège fréquent : le RTT n'est pas neutre comme le CP ou le Repos — poser un RTT débite réellement 7h de votre compteur d'avance. Ne le confondez pas avec le Repos, qui lui reste à 0h sans jamais rien débiter.

Aujourd'hui, le suivi détaillé (planning des équipes, objectif annuel, heures réalisées) se fait sur les écrans de l'équipe maintenance, auxquels le portail services n'a pas encore accès directement. Pour connaître votre propre situation (jours posés, compteur d'heures), rapprochez-vous de votre responsable ou du service RH.

Cet article est une explication pédagogique générale, pas un document contractuel — en cas de doute sur votre situation personnelle, votre responsable ou la RH reste la référence.

Mon planning

Si l'administrateur de la GMAO vous a donné accès à cette fonction, une tuile « Mon planning » apparaît sur votre accueil : vous y planifiez vos postes, vos absences et vos heures. Vous ne modifiez que <b>votre propre</b> planning ; celui d'un collègue n'est visible qu'en vue Jour, réduit à son poste et à ses heures.

Fonction activée service par service. La tuile n'apparaît que si votre service l'a demandée à l'administrateur de la GMAO. Elle est réservée au compte de votre service (celui qui sert à se connecter au portail).

C'est le même planning que celui de l'équipe maintenance, mais limité à vous : une grille avec une case par jour, en vues Jour, Semaine ou Mois. En vue Jour, les cartes de vos collègues du service apparaissent avec leur <b>poste</b> et leurs <b>heures effectuées</b> seulement (petit cadenas, non cliquables) : jamais leur TODO list ni leurs notes. Un clic sur une de vos cases propose deux choix :

  • Planifier les heures — un poste travaillé (matin, après-midi, nuit ou journée), une absence (congé payé, RTT, maladie, repos, jour férié), les heures effectuées et une note ;
  • TODO list — votre liste de tâches pour ce jour-là. Les catégories proposées (Réunion, Administratif, Suivi / contrôle, Formation, Autre) sont génériques et réglées par l'administrateur de la GMAO.
  • Compte rendu journalier — un récapitulatif automatique de la journée (vos demandes du jour, votre liste de tâches) puis un texte libre ; une pastille apparaît sur la case quand il existe. Vous ne voyez que le vôtre. Un clic sur une demande affichée dans une case ouvre directement sa fiche dans le suivi, avec le rapport de la maintenance.
Votre grille est la même que celle de l'équipe maintenance (ci-dessus, l'exemple de la maintenance) — mais elle ne contient que vous.

Les heures saisies alimentent le compteur annualisé de chaque personne (objectif annuel, avance ou retard) : voir la section « Congés, RTT & Annualisation » plus haut. Ce planning ne propose ni <b>astreintes</b> (réservées à l'équipe maintenance), ni bons d'intervention, ni rendez-vous. À la place des bons, vos <b>demandes d'intervention</b> apparaissent directement dans les cases (vues Jour, Semaine et Mois), le jour où vous les avez faites, avec leur <b>statut écrit et coloré</b> : <b>En attente</b> (gris), <b>À faire</b> (orange), <b>En cours</b> (bleu), <b>Terminé</b> (vert) ou <b>Refusée</b> (rouge). Une demande à faire ou en cours dont l'intervention est prévue un autre jour est aussi repérée ce jour-là (cadre en pointillés). Un clic ouvre votre suivi. Une vignette « Demandes en cours » indique en plus combien de demandes de votre service sont encore ouvertes (dont les vôtres).

Astuces & pièges

  • Retenez bien votre code personnel : il vous permet de vous connecter. Une fois connecté(e), la messagerie s'ouvre sans code.
  • Soyez précis dans la description : plus elle est claire, plus vite la maintenance peut prioriser et intervenir.
  • Une demande « En attente » n'est pas oubliée : elle attend simplement que la maintenance la valide — ce délai dépend de la charge de l'équipe.
  • N'utilisez « Urgent » que pour un vrai arrêt ou un danger, pour que les priorités restent lisibles pour tout le monde.
  • Une demande refusée n'est pas une erreur de votre part : le motif indiqué explique toujours pourquoi, et vous pouvez recréer une nouvelle demande si besoin.

Glossaire

Code personnel
Suite de 4 caractères minimum qui vous identifie, comme une signature électronique : à la connexion, et pour déposer une demande au nom d'un collègue.
Compte du service
Le compte partagé de votre service (ex : « S. Production ») : il porte le portail, mais c'est votre code personnel qui vous connecte.
BI
Bon d'Intervention — le numéro attribué à votre demande une fois validée par la maintenance.
Motif du refus
Le texte saisi par un administrateur lorsqu'une demande n'est pas donnée suite, visible dans le détail du ticket refusé.
Carnet de bord
Les notes intermédiaires laissées par le technicien pendant qu'un ticket est encore en cours — distinctes du rapport final de clôture.
Sous-traité
Une intervention confiée à une entreprise extérieure plutôt qu'à un technicien interne ; son nom est indiqué sur le ticket.

Questions fréquentes

Les réponses courtes, pour aller vite.

À quoi sert le code personnel ?
  • 1ère connexion : inventez un code (4 caractères minimum) — il sera mémorisé automatiquement, comme une signature.
  • Connexions suivantes : ressaisissez toujours le même code pour confirmer que c'est bien vous. Pour vos propres demandes de travaux, il n'est plus redemandé.
  • Une fois connecté(e) sous votre nom, la messagerie sur vos tickets s'ouvre sans le redemander.
Je ne trouve pas la machine dans la liste
Choisissez « Autre / Non listé » à la dernière étape de localisation, puis décrivez précisément la machine et son emplacement dans le champ description.
Comment bien décrire mon problème ?
  • Quoi : que se passe-t-il ? (bruit, fuite, casse, panne électrique...)
  • Depuis quand : juste maintenant, depuis ce matin...
  • Gravité : la production est-elle arrêtée ? Y a-t-il un danger ?
Quelle différence entre "Normal" et "Urgent" ?
Choisissez Urgent uniquement en cas d'arrêt de ligne ou de danger immédiat. Pour toute intervention classique, laissez Normal — la maintenance priorise ses interventions sur cette base.
Que veulent dire les statuts de mes tickets ?
En attente votre demande vient d'être envoyée.
À faire validée et planifiée.
En cours un technicien intervient.
Terminé intervention close, compte-rendu disponible.
Refusée non retenue, motif visible dans le détail.
Comment échanger avec le technicien sur un ticket ?
Ouvrez le ticket depuis la page Suivi de mes demandes, puis cliquez sur Messagerie. Connecté(e) sous votre nom, la fenêtre s'ouvre directement et vous pouvez écrire.
Pourquoi ma demande a-t-elle été refusée ?
Un administrateur a choisi de ne pas y donner suite (doublon, hors périmètre maintenance...). Le motif exact est toujours indiqué : ouvrez le ticket dans Suivi de mes demandes pour le lire dans l'encart rouge « Motif du refus ».
Comment proposer une idée pour la GMAO ?
Depuis l'accueil, cliquez sur la tuile Idées pour améliorer la GMAO. Remplissez le petit formulaire (titre, catégorie, description) : votre idée est transmise à l'équipe GMAO, et vous pouvez suivre son statut — et discuter avec l'administrateur — directement sur la même page.
Comment retrouver rapidement mes tickets avec un message non lu ?
Sur Suivi de mes demandes, ouvrez le filtre de statut et choisissez « Messages non lus » — la liste ne garde alors que les tickets qui attendent votre lecture.
Une question qui ne trouve pas de réponse ici, ou un souci technique avec le portail lui-même ? Contactez l'équipe maintenance / GMAO directement.